Przepis jest prosty. Wrzucamy do garnka: logistykę zaplanowaną na chłodno, grubo zakrojoną promocję, gorrrący program…i  odpalamy gaz!

Kulinarna terminologia w tym wypadku nie wydaje się całkiem oderwana od rzeczywistości. Każdy, kto choć raz zorganizował event wie, że im bliżej rozpoczęcia imprezy, tym szybciej wzrasta tempo, temperatura, a razem z nimi emocje. Warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę przy tego typu wyzwaniach, bo dziś organizacja wydarzeń to nie tylko domena instytucji kultury, ale cały pion zarządzania, na którym niejedna firma oparła budowę swojego wizerunku.  Sprawdźmy więc, jak przygotować poszczególne składniki, żeby kłaść wisienkę na torcie, a nie na zakalcu.

Logistyka na chłodno

Może zacznijmy od pytania: czym jest logistyka? Wielu ludzi kojarzy to pojęcie wyłącznie z transportem. Mówiąc o nim w kontekście organizacji eventów, mamy na myśli wszystkie elementy, które  fizycznie i technicznie umożliwią organizację imprezy. W przypadku koncertu rockowego będzie to: scena, światło, dźwięk, ochrona, wywóz śmieci i wiele innych. W przypadku wyborów miss: szarfy, numerki na rękę, sprawdzanie wejściówek i setka podobnych drobiazgów. Każde wydarzenie zawiera w sobie elementy logistyczne. Nawet na rodzinny obiad trzeba z odpowiednim wyprzedzeniem kupić składniki, posprzątać i przygotować stół. Niezależnie od tego, o jakiej imprezie mówimy, logistyka musi być dobrze zaplanowana. Najlepszą metodą na wychwycenie potrzebnych elementów przygotowań jest wyobrażenie sobie przebiegu wydarzenia, postawienie się w roli uczestnika, odpowiedzenie na pytanie: co musi zostać zrobione, aby widz czuł się komfortowo? Tylko chłodny osąd może pozwolić na precyzyjne określenie czynników zapewniających takie warunki.

Grubo zakrojona promocja

Wyjaśniam: grubo nie znaczy drogo (przynajmniej przy wydarzeniach o skali lokalnej). Możliwości promocyjne imprez są tak ogromne, że warto rozważyć darmowe opcje zanim się za coś zapłaci. Media zawsze chętnie opublikują informację o ciekawym wydarzeniu, a jeśli dodatkowo poprosimy je o patronat, często mogą stać się najlepszym źródłem dotarcia do potencjalnych odbiorców. Portale lokalne i branżowe niemal nieustannie poszukują informacji, żeby wypełnić swoje strony atrakcyjnymi treściami. Wchodząc dalej w Internet docieramy do social mediów, a w zasadzie do jednego jedynego lidera tej branży – Facebooka.

Sam ten portal daje ogromne możliwości: tworzenie fanpage’u, zapraszanie gości na wydarzenia, wstawianie zdjęć czy grafik, a nawet przeprowadzanie konkursów. Wystarczy pobudzić kreatywność i korzystać garściami. Oczywiście mamy też do dyspozycji tradycyjne plakaty, ulotki, billboardy, spoty radiowe i telewizyjne. Powinniśmy się na nie zdecydować… o ile nasz budżet na to pozwala.

Gorrrący program

Ludzie nie przyjdą na wydarzenie, jeśli nie zainteresuje ich to, co będzie się działo. Program ma być dla odbiorców z danej grupy na tyle atrakcyjny, by wyciągnąć ich z wygodnych kanap w domach, gdzie zalegają przed ekranami komputerów i telewizorów. Koniecznie należy zapytać członków grupy docelowej, czy dany program jest dla niej atrakcyjny. Jeśli masz zorganizować  wydarzenie, do którego programu nie jesteś przekonany…po prostu go nie rób.

Składniki gotowe, bilety wyprzedane jak świeże bułeczki, scena już się grzeje, emocje wprost parują znad zebranego tłumu, oby jeszcze artyści dodali trochę pieprzu dla smaku i nie zostanie nic innego jak zasiąść w odpowiednim punkcie widokowym i delektować się sprawnie przyrządzoną i pięknie podaną publice potrawą.