Impreza firmowa – powszechnie uznana okazja, żeby dobrze się pobawić

Według nauki służy celom wyższym: wzbudzeniu motywacji, zacieśnieniu relacji pracownik-pracodawca, budowaniu tożsamości przedsiębiorstwa. Równie wzniosłe zadania stawia się przed wydarzeniami organizowanymi dla klientów, dostawców, itp. Ile prawdy dotyczącej eventów firmowych kryje się w tych uniwersytecko brzmiących terminach?

Jaki jest cel eventu?

Problem leży w ścisłym określeniu celów, jakie spełnić ma dane wydarzenie. Nie oszukujmy się, jeżeli szef wymyśli, że wypadałoby zrobić imprezę, bo: „inni robią”, „trzeba zrobić koszty w firmie”, albo „poszedłby się pobawić”, to skończy się to prawdopodobnie niewypałem, zmarnowaniem pieniędzy lub w najlepszym wypadku zakrapianym wieczorem, który nie przyniesie bójek, ani kłótni.

Rzecz ma się inaczej w przypadku, gdy jasno odpowiemy sobie na pytania: po co nam to wydarzenie? Komu ma służyć? Jakie mają być jego efekty? Odpowiedzi mogą nam przynieść ogólną wizję, do której trzeba będzie dopasować miejsce, termin, budżet, skalę oraz rodzaj wydarzenia. Te pytania pomogą określić cele, zdefiniować klarownie, co będzie najbardziej odpowiednią rozrywką dla grupy,  która znajdzie się na imprezie. Celowo piszę o rozrywce pomijając, np. wyjazdy stricte szkoleniowe lub naukowe, które owszem są eventami, lecz noszą mniej znamion marketingowych.

Ale jak to zrealizować?!

Wiedząc już, co robimy i dla kogo, trzeba wybrać sposób. Pierwsza polska publikacja dotycząca tej tematyki, pt. „Event marketing jako nowa forma organizacji procesów komunikacyjnych” wskazuje na trzy drogi realizacji imprezy. Pierwszą możliwością jest powierzenie wykonania agencji zewnętrznej, drugą przyporządkowanie obowiązków związanych z wydarzeniem konkretnemu działowi firmy, trzecim natomiast stworzenie w ramach przedsiębiorstwa zespołu mającego zrealizować event biznesowy. Nie ma zasady, co do wyboru wykonawcy. Ze względu na unikalny charakter wielu wydarzeń, kwestia ta wymaga indywidualnego dostosowania.

A zabawa?

I tu znowu włączamy tzw. zdrowy rozsądek. Odpowiadanie na ważne pytania, określenie celów, wybór grupy, określenie wykonawcy…. wszystko to brzmi pięknie, ale czy nie chodzi tylko o to, żeby dobrze się pobawić? Tak… i nie. Weźmy pod uwagę, że każdy z nas był na dziesiątkach imprez typu weselnego, tzn. jedzenie, picie, muzyka. To będzie nas bawić, lecz firma chcąca się wyróżnić, powinna zapewnić rozrywkę niepowtarzalną. Właśnie taki charakter wydarzenia, zaktywizowanie uczestników, poszerzenie ich tzw. granicy komfortu(tzn. zachęcenie do zrobienia czegoś nowego, co początkowo może wydawać się głupie, śmieszne lub nawet niebezpieczne) pozwala na zrealizowanie owych górnolotnie brzmiących celów integracyjnych, zbudowanie więzi w zupełnie innym wymiarze wspólnych wyjątkowych przeżyć.

Statystyki nie kłamią, wydatki na najpopularniejsze dotychczas formy promocji maleją, event rośnie w siłę. Na świecie powstało wiele stowarzyszeń zrzeszających firmy branży wydarzeń, pojawia się coraz więcej publikacji dotyczących organizacji imprez. Olbrzymie tryby machiny rynkowej napędzają koniunkturę tym, którzy zajęli się profesjonalną obsługą wydarzeń firmowych i masowych. Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule: event marketing stał się terminem naukowym, będąc już wcześniej nowoczesnym trendem. Trendem, który prężnie się rozwija i jest warty ciągłej obserwacji.