3 rzeczy, których nie wiesz o organizacji eventów

3 rzeczy, których nie wiesz o organizacji eventów

Swojego czasu po social mediach krążyły memy o różnych profesjach, które ilustrowały: co znajomi myślą, że robię; co ja sam myślę, że robię; co mama myśli, że robię…i jak to naprawdę wygląda. Nie dostrzegłem takiego mema o organizatorach eventów, a może by się przydał. Tak czy inaczej, dziś pokażemy Wam 3 tajniki pracy organizatora z cyklu „jak to naprawdę wygląda”, a o których zapewne nie wiecie, jeśli sami wydarzeń nie organizujecie. Trochę z przymrużeniem oka, choć z drugiej strony nie do końca. Oceńcie sami.

 

Konflikty interesów

 

Organizowanie jakiegokolwiek wydarzenia to prawdziwy poligon doświadczalny w (ła)godzeniu konfliktów. (Ła)godzeniu, bo jeśli wykryje się nadchodzący konflikt interesów z góry to można potrzeby wszystkich pogodzić. Jeśli dostrzeżemy go za późno, spadnie na nas obowiązek łagodzenia podrażnionych emocji. Prosty przykład. Kiedy stawiamy scenę trzeba wziąć pod uwagę, że:

  • właściciel terenu zapewne ma ustalone godziny, w których pracownicy nadzorujący (ochrona,elektryk) są dostępni i kiedy nie będzie to dla niego dodatkowym kosztem (jeśli będzie to na pewno obciąży nas), więc najlepiej by było, żeby scena stanęła w godz. 8-16.
  • spece od techniki scenicznej, którzy ciągle jeżdżą z miejsca na miejsce, najlepiej w ogóle osiedliliby się w miejscu eventu na tydzień, postawiliby scenę, akurat wtedy jak nie będą spać…a więc nikt do końca nie wie kiedy i w ogóle na pytanie o godziny pracy robią wielkie oczy jakby nigdy nie słyszeli o zegarku. Trudno im się dziwić, pracę mają naprawdę ciężką
  • występujący artyści chcą koniecznie mieć próby, pierwszą najlepiej tydzień przed występem (oczywiście na stojącej już scenie), a przez trzy dni przed imprezą planują w ogóle z niej nie schodzić. Trudno im się dziwić chcą dobrze wykonać swoją pracę.

 

Tak, wiem, przesadzam, ale tak naprawdę przesadzam tylko trochę. Sens w tym jest. Faktycznie trzeba pamiętać, że każdy ma inne priorytety i najlepiej tego typu sytuacje wykrywać z góry. Wystarczy trochę słuchać i od czasu do czasu zadać dobre pytanie.

 

Prawo Murphy’ego

 

Anything that can go wrong will go wrong. „Jeśli coś może pójść źle, na pewno pójdzie”. Już nie pamiętam czy do organizacji imprez to zdanie przykleiłem sam, czy ktoś zrobił to za mnie. Pasuje ono jak ulał. Nie chodzi o to, że w ogóle nie warto brać się za organizowanie, bo na pewno coś pójdzie źle, ale o coś co nazywam „sprawdzaniem wytrzymałości łańcucha”.  Łańcuch jest tak słaby jak jego najsłabsze ogniwo. Podobnie jest z eventem.

 

Ale do rzeczy. Wszystko co może zostać przetestowane tak jak ma działać na imprezie, powinno zostać przetestowane. Jeśli chcemy korzystać z prezentacji to nie wystarczy, że weźmiemy jakikolwiek komputer i sprawdzimy, że prezentacja działa. Weźmy dokładnie ten komputer, który będzie używany podczas eventu, przeklikajmy prezentację slajd po slajdzie, czy pliki video się uruchamiają, czy dźwięk przy nich działa odpowiednio, itd. Inny przykład: jeśli chcemy w trakcie imprezy wpinać zespół w nagłośnienie (bo np. jest to konferencja i nie chcemy by instrumenty stały wcześniej na scenie) to zaprośmy zespół wcześniej i zobaczmy ile czasu im zajmie przygotowanie.

 

Jeśli tego nie zrobimy, możemy być pewni, że nieubłagane prawo Murphy’ego nas dopadnie. Nie z powodu jakiejś klątwy czy czegoś równie mistycznego, ale stres wynikający z organizowania imprezy, bycia w centrum uwagi lub konieczności zrobienia czegoś perfekcyjnie po prostu często sprawia, że my lub nasi współpracownicy nie wykorzystujemy w pełni swojego potencjału właśnie w momencie, kiedy jest nam najbardziej potrzebny, czyli w trakcie organizowanego eventu.

Event jak narkotyk

 

Najpierw jest kilka miesięcy przygotowań w tempie umiarkowanym, następnie obroty zwiększają się do szybkich (np. na dwa tygodnie przed). Tydzień do eventu – najwyższa gotowość, ilość snu zmniejszona, adrenalina w żyłach buzuje. Dzień przed – ostatnie szlify, dopinanie ostatnich guzików, ostatnia prosta. Dzień imprezy (czasem weekend, a czasem tydzień). Czas mija tak szybko, że nawet nie pamiętamy kiedy ostatnio spaliśmy, jedliśmy, to wszystko dzieje się przy okazji, bo myśli są na innym torze. Krążą tam, gdzie jest coś do zrobienia. Podobnie jak my sami.

A potem? Kiedy już się wyśpimy, okazuje się, że coś czemu poświęcaliśmy mnóstwo energii, czasu, emocji, właśnie bezpowrotnie przeminęło, a w naszym kalendarzu pojawiły się całe połacie wolnych przestrzeni, od których totalnie się odzwyczailiśmy. Brakuje adrenaliny, brakuje tego eventowego pędu, biegu i już wiemy, że chcemy więcej.

Mamy nadzieję, że to niewinne uzależnienie, więc przyznajemy się do niego bez wstydu, a nawet z pewną dozą dumy.

 

Facebook

Likebox Slider Pro for WordPress